Dokumen Sulit Ditemukan
Arsip fisik tersebar di banyak ruangan, rak, dan box tanpa indeks yang rapi.
QiDiJi Record Management System
Record Management System untuk Pengelolaan Arsip Perusahaan yang Tertib, Aman, dan Terdokumentasi
Mengelola seluruh siklus hidup arsip fisik dan digital secara tertib, aman, auditable, dan siap pelaporan.
Arsip AktifArsip InaktifDigitalisasiRetensiAudit TrailPDF Reports
RMS EXECUTIVE CONTROL CENTER
Archive Management OverviewRuang Arsip
123 lokasiRak Arsip
18482% usedBox Arsip
4,86291% indexedDokumen
128K68% digitalDigitalization progress
Archive lifecycle
●Peminjaman · 24 aktif
●Retensi · 316 due
●Pemusnahan · 82 siap
●PDF Report · 18 baru
Tantangan pengelolaan arsip
Arsip Tidak Boleh Hanya Disimpan, tapi Harus Dikelola
Risiko Kehilangan Dokumen
Tidak ada kontrol peminjaman dan pengembalian yang konsisten.
Retensi Tidak Terkontrol
Dokumen melewati masa simpan tanpa proses lanjutan sesuai aturan.
Digitalisasi Tidak Terdokumentasi
Hasil scan tidak memiliki status, lokasi, dan berita acara yang jelas.
Laporan Masih Manual
Daftar arsip dan berita acara dibuat dalam file terpisah.
Audit Sulit Dilakukan
Jejak aktivitas, status, dan bukti proses tidak tersedia lengkap.
Solusi RMS QiDiJi
Satu Platform untuk Seluruh Siklus Hidup Arsip
01Dokumen Masuk
02Klasifikasi
03Penyimpanan
04Digitalisasi
05Peminjaman
06Retensi
07Pemusnahan / Alih Media
08Laporan & Audit Trail
Master organisasi
Arsip Terhubung dengan Struktur Organisasi
Setiap dokumen memiliki unit pemilik, fungsi kerja, penanggung jawab, serta hak akses yang jelas.
Company Code
Business Area
Personnel Area
Organization Structure
Directorate
User dan Role
Master lokasi arsip
Lokasi Penyimpanan Lebih Tertata
Provinsi
Kabupaten/Kota
Kecamatan
Kelurahan
Gedung
Lantai
Ruang Arsip
Penelusuran dapat dilakukan sampai lokasi fisik dokumen.
Archive Storage Management
Kelola Ruang, Rak, dan Box Arsip
Kapasitas dan posisi penyimpanan dikelola sebagai struktur yang dapat ditelusuri dari ruang sampai dokumen.
Ruang Arsip→ Rak Arsip→ Box Arsip→ Dokumen
ARCHIVE ROOM
Ruang Arsip PusatGedung A · Lantai 2
Kapasitas 1,200 box
Status aktif
ARCHIVE RACK
Rack A-0216/20 slots used
ARCHIVE BOX
BOX-A02-03-04Baris 03 · Kolom 04
Level 2 · 84 files
Capacity 84%
Document Storage List
Indeks Penyimpanan Dokumen
| No. | Dokumen | Kode | Ruang | Rak | Box | Retensi | Tahun Musnah |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Kontrak Pengadaan 2021 | CTR-2021-019 | Pusat | A-02 | BX-034 | 5 tahun | 2027 |
| 002 | Dokumen Proyek EPC | PRJ-2020-112 | Pusat | B-01 | BX-128 | 10 tahun | 2031 |
| 003 | Laporan Keuangan Audit | FIN-2022-044 | Finance | F-03 | BX-221 | 10 tahun | 2033 |
| 004 | Dokumen Kepegawaian | HR-2019-084 | HRD | H-02 | BX-088 | Permanen | - |
Document Digitization
Digitalisasi Arsip yang Terkontrol
Proses scan menjadi aktivitas resmi dengan status, unit pemilik, jumlah, masa retensi, berita acara, dan catatan hasil.
Digitalisasi tidak berhenti pada file hasil scan, tetapi membentuk evidence yang dapat diaudit.
Progress Digitalisasi 202668%
Dokumen
42,680Selesai
29,022Berita Acara
148Quality Review
94%Document Retention
Kelola Masa Simpan Dokumen
Dokumen dapat dipantau berdasarkan jenis, tahun terbit, masa retensi, lokasi, berita acara, dan status proses.
316
Mendekati retensi
82
Siap dinilai
24
Overdue
Retention timeline
Kontrak Vendor5 tahun · 2027
Dokumen Proyek10 tahun · 2031
Laporan Audit10 tahun · 2033
Document Disposal
Pemusnahan Dokumen dengan Bukti Resmi
Usulan, penilaian, persetujuan, saksi, metode, lokasi, dan daftar item terdokumentasi dalam satu workflow.
Tim PenilaiApproverSaksiMetode PemusnahanBerita Acara
Disposal workflow
1Usulan
2Review
3Penilaian
4Approve
5Musnah
6BA PDF
82
Documents
12
Boxes
3
Witnesses
Document Loan & Return
Kontrol Peminjaman dan Pengembalian
Voucher, tanggal pinjam/kembali, peminjam, pengelola, item, pemeriksaan, dan catatan menjadi bukti setiap perpindahan dokumen.
VCR-LOAN-2026-0084Dipinjam
PeminjamNadia Putri
Jatuh Tempo24 Jun 2026
DokumenKontrak Pengadaan
PengelolaAdmin Arsip
Static Document Handover
Serah Terima Dokumen Statis
Nomor Berita Acara
Tanggal Serah Terima
Pihak Pertama & Kedua
Jabatan & Nomor Pegawai
Unit Kerja
Daftar & Jumlah Dokumen
Output otomatis: Berita Acara Serah Terima Dokumen Statis.
Inactive Document Transfer
Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan dari unit pengolah ke pusat arsip mencatat gedung, pihak terkait, item, box, dan masa retensi.
Unit Pengolah→ Berita Acara→ Pusat Arsip→ Box Penyimpanan
Legalization & Media Transfer
Alih Media dan Legalisasi Dokumen
Lokasi, area operasi, jenis sumber, pelaksana, penyetuju, saksi, format media, dan daftar dokumen tercatat formal.
Berita Acara
Pelaksana
Approver
Saksi
Format Media
Daftar Dokumen
Document Identity Label
Label Identitas Box dan Dokumen
Label siap cetak berisi struktur organisasi, nomor box, tahun, tanggal, lokasi, deskripsi, dan catatan.
ARCHIVE IDENTITY LABEL
BOX-A02-03-04
Business AreaCorporate Governance
OrganizationLegal & Compliance
Year2021-2022
LocationRoom A · Rack 02
PDF Report Generator
Laporan Resmi Siap Cetak
Berita acara, voucher, daftar arsip, dan label dihasilkan konsisten dari data transaksi.
Daftar Penyimpanan DokumenPDF
Daftar Retensi DokumenPDF
Daftar Pemusnahan DokumenPDF
Daftar Peminjaman & PengembalianPDF
Voucher PeminjamanPDF
BA Serah Terima DokumenPDF
BA Alih Media / LegalisasiPDF
BA Penilaian & PemusnahanPDF
Label Identitas DokumenPDF
Dashboard RMS
Executive Dashboard untuk Manajemen Arsip
Ruang Arsip
12Rak Arsip
184Box Arsip
4,862Dokumen Terindeks
128,420Dipinjam
24Progress digitalisasi
MENDEKATI RETENSI
316SIAP DIMUSNAHKAN
82Role dan hak akses
Akses Sesuai Tanggung Jawab
Hak lihat, input, review, approval, cetak, dan audit dipisahkan untuk menjaga keamanan dokumen.
Super Admin
Admin Arsip
Petugas Arsip
Unit Pemilik Dokumen
Reviewer
Approver
Auditor
Viewer
Manfaat bisnis
Apa yang Didapatkan Perusahaan?
✓Arsip lebih tertib
✓Dokumen lebih cepat ditemukan
✓Risiko kehilangan berkurang
✓Retensi lebih terkontrol
✓Audit lebih mudah
✓Digitalisasi lebih terarah
✓Laporan lebih cepat
✓Kepatuhan lebih baik
Cocok untuk siapa?
Organisasi dengan Volume Dokumen Besar
BUMN
Anak Perusahaan BUMN
Pemerintah Daerah
Badan Layanan Umum
Perusahaan Energi
Perusahaan Infrastruktur
Rumah Sakit
Kampus
Manufaktur
Kantor Notaris
Kantor Hukum
Perusahaan Dokumen Intensif
QiDiJi ecosystem
Terhubung dengan Governance, Risk, Service, dan Data
Konsultasi dan demo
Siap Menata Arsip Perusahaan Secara Digital?
Bangun sistem pengelolaan arsip yang rapi, aman, terdokumentasi, dan siap audit bersama QiDiJi.
Konsultasi RMSJadwalkan DemoProposal